Základem metody BIM je možnost sdílet informační model stavby a všechny informace v něm obsažené. To je možné právě díky Společnému datovému prostředí (CDE). Informace jsou totiž nejcennějším zbožím digitální doby. Společné datové prostředí (CDE) je místem, kde je uložen nejen DiMS, ale společně s ním také veškeré dokumenty – ať již digitální nebo elektronické, vážící se ke stavbě – tedy celý obsah IMS. Všechny zainteresované strany se musí moci spolehnout, že informace obsažené v CDE jsou v každém okamžiku platné. Proto bývá někdy CDE označováno jako místo jediné pravdy. Měl by to být tedy informační systém, který umožní nastavit nejen práva přístupu k dokumentům, ale dokáže do sebe také integrovat oprávnění přístupu pro všechny činnosti či procesy, stejně jako komunikaci. Nejčastěji proto bývá dodáván jako cloudové řešení, které umožňuje snadný přístup z webových prohlížečů či mobilních zařízení a zároveň poměrně jednoduše lze nastavit úroveň přístupu a oprávnění všem zainteresovaným osobám. Provoz CDE v rámci vnitřní sítě firmy či organizace je teoreticky sice možný, nese s sebou celou řadu významných požadavků, mezi nimiž vyčnívá například požadavek na otevření vnitřní sítě pro přístup uživatelů z vnějšku, což znamená nemalá bezpečnostní rizika.
Na první pohled by se tak mohlo zdát, že jde vlastně o honosně pojmenované úložiště dokumentů. Jenže CDE jde mnohem dál. Pokud v něm má být skutečně uložen informační model stavby, musíme digitalizovat také všechny postupy a přesunout do něj i veškerou komunikaci.
Všechno, co jsme doposud ohledně stavby řešili, by tedy nemělo probíhat prostřednictvím e-mailů, telefonátů, zpráv na mobilní telefony nebo dokonce dopisů, ale právě v CDE. Jeho součástí musí být tedy nastavený kanál určený pro vzájemnou komunikaci, stejně jako již zmíněné digitalizované procesy či činnosti. Právě tady může metoda BIM pomoci s bolavým místem celé řady staveb. Zejména v případě složitějších projektů dochází během fáze přípravy i samotné výstavby k celé řadě změn a úprav. To sebou nese celou řadu různých požadavků, schvalování, a občas i zmatků a nedorozumění. Pokud přesuneme veškerou komunikaci i procesy do všem online přístupného společného datového prostředí, můžeme vše výrazně zjednodušit a zpřehlednit.
V digitálním světě existuje o každé změně či kroku nezměnitelný a nesmazatelný záznam. Nebude už tak například moci docházet ke sporům, jestli zadavatel odsouhlasil nějaké vícepráce či vyšší náklady. Nastavení pravidel komunikace a záznamy o ní by totiž měly být v CDE a stávají se tak součástí informačního modelu stavby. Jsou provázané i na další informace, kterých se komunikace týkala. Bude tedy jasné, kdo o změnu požádal, co bylo jejím obsahem, a kdo změnu schválil. Celý postup může být v digitálním prostředí nastaven tak, aby nemohlo dojít ke změně bez souhlasu odpovědné osoby na straně zadavatele a případně také bez vyjádření projektanta nebo architekta, jako tvůrce autorského díla či v rámci své zodpovědnosti.
Zkusme si tedy představit, že dodavatel zjistí potřebu změny typu či druhu omítky. Do CDE tedy zadá žádost o změnu. Tento požadavek automaticky doputuje k odpovědné osobě u zadavatele. V systému bude zaznamenáno, kdo požadavek odeslal, přesně jaké části stavby se týká, v jakém stavu je a případně jak byl vyřízen. Systém může zároveň automaticky, pokud není požadavek zpracován v určitém čase, informovat nadřízeného pracovníka. Stejně tak může být zároveň vyrozuměn projektant či další osoby. Nemůže se tak stát, že někomu „zapadne“ e-mail nebo opomene věc vyřešit. Stejně tak se ale nebude moci dodavatel domáhat zaplacení zvýšené ceny za práci, která nebyla předem schválena.
